Não têm tempo para nada?

Tempo é uma questão de prioridade. É saber dizer sim para coisas que mais contribuem para seus objetivos e dizer não para as que afastam ou pouco contribuem. Porém com um mundo tão agitado fica difícil decidir por onde começar. O tempo todo temos um mundo de coisas competindo pela nossa atenção. Como lidar com tanto ?

Não adianta tentar lembrar de tudo, a nossa mente têm um limite de quantidade de informação que consegue processar. É preciso esvaziar a mente e por no papel.

Táticas de Priorização

Uma vez que as tarefas estão fora da mente fica bem mais fácil analizar. Na mente precisamos de gastar energia para manter uma informação frequinha a ponto de ser lembrada, no papel o custo disto é zero. Assim podemos focar toda a energia em priorizar e fazer as tarefas ao invés de gastar tempo tentando lembrar o que temos para fazer.

“Fila de Banco” - Ordem de Chegada

Geralmente a maioria da pessoas pensa assim. Começa a fazer a primeira coisa que aparece até terminar e segue para a próxima e por ai vai. Embora seja a escolha trivial. Ficamos totalmente a sorte do caos do mundo e da ordem que tudo acontece. E isto não garante que consigamos cumprir tudo. Pois pode acontecer sempre de surgir alguma tarefa longa ou algum atraso e bagunçar todas as expectativas.

É igual na fila de espera, sempre surge aquela pessoa que demorar horrores na sua frente e na hora exata que é sua vez o pessoal sai para almoçar. Não dá para deixar a vida ser guiada assim sem ficar um pouco louco a cada dia. O primeiro passo é ter alguma forma de priorizar as coisas e aceitar que algumas terão que ser deixadas de lado ou colocadas para depois.

“Bombeiro” - Primeiro Deadline

A segunda tática que surge é tentar atender aquilo que é mais urgente em termos de data de entrega. Desta forma evitamos que tarefas urgentes fiquem de lado pois algo qualquer chegou na frente. É uma tática que funciona muito bem para coisas com durações bem previsíveis. Porém se surge algo demorado no meio do caminho que estimamos mal o tempo o caos se instaura. Não sobra tempo para entregar o que é mais urgente nem para fazer todo o resto. E isto acaba sendo bem normal de acontecer pois na maioria das vezes não sabemos bem o tempo necessário para fazer algo. E pode ser que o tempo reservado nunca seja o suficiente e com isto fique o eterno sentimento de estar constantemente tendo que apagar incêndio por ter alguma data para cumprir e um montão de coisas demoradas acumuladas para fazer.

“Caixa de Areia” - Coisas Mais Rápidas Primeiro

El grande matador de tarefas. Embora seja uma ótima forma de garantir que muitas coisas sejam feitas, pode ocorrer que muitas coisas importântes e demoradas acabem sendo deixadas de lado. Tudo é rápido é feito de forma imediata. Tudo que é demorado é deixado de lado.

Com isto coisas muito menores e sem importância acabem tomando o lugar daquilo que precisa ser feito e acabemos cedendo para alguma forma de procastinação: seja com algum joguinho de celular, se prendendo em algum grupo de rede social… E com isto acabamos como serial killer de tempo: sempre sem tempo para aquilo que mais importa. Tudo que “demanda muito tempo” se torna trabalhoso demais para resolver e fica pendente.

“Tempo de Folga” - Balanço entre Rápido e Longo

Uma forma de equilibrar a precastinação e procrastinação. Isto é fazer as tarefas no melhor momento oportuno, nem muito antes nem muito depois, é gerenciar a duração junto ao tempo disponível. Para tal basta estimar duas coisas: qual é a hora limite para começar e quanto tempo de folga tenho para imprevistos. São duas contas bem simples

MomentoLimiteDeInicio = MomentoDesejadoDeTermino - DuracaoEstimada
Folga = TempoAtual - MomentoLimiteDeInicio

Com isto basta escolher as tarefas de menor folga primeiro e com isto sobrará tempo tanto para as tarefas longas quanto para as pequenas. Exemplo de uso: imagine quer descobrir uma forma de não chegar atrasado no trabalho. Primeiro passo é estimar o tempo gasto com deslocamento e se arrumando. Que pode ser 60min no deslocamento e 30min para seja arrumar. Depois é ver a hora de chegada no trabalho: 8h. Logo para chegar no trabalho a hora limite para começar a se arrumar é 8h - (1h + 0.5h) = 7h30 . Qualquer tempo antes disto é o tempo de folga que pode colocar para imprevistos. Assim ao invés de sair correndo desesperado, basta começar mais cedo a se arrumar. Qualquer minuto que ganhar antes de 7h30 é um presente que se dá.

“Planejamento Ideal”

Não existe forma ideal que funcione sempre para todos os momentos! Toda forma de priorização de tarefa gera resíduos de tarefas que ficaram de lado. Cada situação da vida pede uma forma diferente de como agir. Assim o ideal é adotar um conjunto de táticas conforme a necessidade. E dinâmicamente trocar de táticas conforme a necessidade do momento. Para isto vale a pena sempre buscar dividir as tarefas e aprender a estimar a duração. Tudo isto facilita na organização as datas de entrega.

Ao invés de pensar uma tarefa completa de uma vez podemos quebrar em pequenas etapas que podem ser feitas aos poucos. Desta forma fica bem mais simples de alocar tempo para projetos grandes sem o medo que estes atrapalhem todo o resto de nossas vidas. Não existe agenda ou sistema de organização perfeito. Existe aquele que melhor te atende hoje. Para isto é bom estar sempre tirando algum momento a cada semana para se organizar de novo. Assim pode reorganizar as prioridades e corrigir qualquer problema que surja.